ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

Perpustakaan UMK menyediakan berbagai sumber pustaka bagi para anggotanya, mulai dari buku-buku ilmiah, buku-buku umum, maupun fiksi. Selain memberikan pelayanan pinjam-kembali kepada para anggotanya, perpustakaan juga menyediakan sumber pustaka tersebut untuk dibaca di tempat bagi para pengunjung. Pengunjung perpustakaan tidak diwajibkan menjadi anggota. Siapa saja diperbolehkan memanfaatkan fasilitas yang disediakan perpustakaan dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

Anggota perpustakaan dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu anggota biasa (terdiri dari mahasiswa UMK) dan anggota khusus (terdiri dari karyawan dan dosen UMK). Untuk anggota biasa hanya diperbolehkan meminjam buku hingga 2 eksemplar setiap transaksinya dengan batas waktu 7 hari. Sedangkan anggota khusus diperbolehkan meminjam buku hingga 3 eksemplar dengan batas waktu 1 semester. Apabila terlambat dalam pengembalian, masing-masing anggota diwajibkan untuk membayar denda dihitung per hari keterlambatan.

Untuk mempermudah proses transaksi dan kegiatan sehari-hari dalam perpustakaan, pihak manajemen ingin menerapkan sistem yang dapat digunakan untuk mengelola buku, karyawan, anggota, dan menangani transaksi-transaksi harian seperti transaksi peminjaman dan pengembalian buku, pendaftaran anggota, transaksi pembelian buku dsb. Selain itu, sistem nantinya dapat memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

Sistem perpustakaan ini nantinya dipasang di empat titik. Pertama, di bagian administrasi yang akan mencatat buku-buku yang masuk dan melakukan kontrol terhadap buku-buku tersebut. Selain itu, komputer ini juga akan digunakan untuk mengelola data karyawan, mulai dari pendataan karyawan hingga penggajiannya. Komputer kedua diletakkan di bagian front-end yang akan menangani transaksi peminjaman dan pengembalian buku, pendaftaran anggota dan mencetak kartu anggota bagi para anggotanya. Di komputer ini juga disediakan informasi buku yang dimiliki perpustakaan beserta keterangan keberadaannya, apakah buku tersebut sedang stand-by di perpustakaan, atau sedang dipinjam oleh anggota lain. Komputer ketiga akan dipasang di ruang baca. Komputer ini akan digunakan untuk mengelola data pengunjung perpustakaan sehingga dapat diketahui siapa saja yang memanfaatkan fasilitas perpustakaan dan melakukan kontrol terhadapnya. Selain itu, di komputer ini juga disediakan  informasi kepada pengunjung tentang buku-buku apa saja yang disediakan di perpustakaan. Komputer keempat dikhususkan untuk kepala perpustakaan sebagai pihak manajemen yang akan menerima output dari adanya sistem ini.

Karyawan di perpustakaan UMK ada dua macam: karyawan tetap dan karyawan tidak tetap. Karyawan tetap terdiri dari 4 orang (1orang sebagai kepala perpustakaan) yang berperan dalam proses bisnis di perpustakaan. Keempat orang ini dibantu oleh beberapa orang mahasiswa magang yang berstatus sebagai karyawan tidak tetap. Mereka ini yang akan menjadi petugas perpustakaan yang melayani transaksi kepada para anggotanya.