ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Konsep Dasar Sistem

Konsep Dasar Sistem

1.1        Pendahuluan

Agar lebih mudah memahami apa dan bagaiman sistem itu akan digunakan dua pendekatan, yakni pendekatan prosedur dan pendekatan komponen/elemen.

1.1.1        Prosedur

Pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur, yaitu suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur adalah rangkaian operasi, yang melibatkan beberapa benda (seperti ALU, Control Unit) di dalam satu atau lebih komponen (seperti memori dan CPU, jika dalam Sistem Komputer) yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari aktivitas-aktivitas pengolahan yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan pengolahan data tertentu.

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, serta berapa banyak kuantitas pekerjaan tersebut, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

1.1.2        Komponen /elemen

Pemahaman sistem dengan pendekatan komponen atau elemen, yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Subsistem-subsistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa subsistem yang lebih kecil.

Contoh 1.1

   Sistem komputer akan terdiri dari subsistem Central Processing Unit (CPU), subsistem memori, subsistem input/output, dan subsistem System Interconnection (Bus). Sementara susistem Central Processing Unit (CPU) akan terdiri dari subsistem-subsistem Arithmatic Logical Unit (ALU), susbsistem-subsistem Control Unit (CU), dan subsistem-subsistem register. Demikian juga subsistem memori akan terdiri dari subsistem-subsistem internal memori, dan subsistem-subsistem eksternal memori.

   Teori sistem yang umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Sering kali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi, atau bagian-bagian sistem yang di bentuk untuk mewujudkan tujuan. Untuk komponen visi, misi dan tujuan sering kali sudah tidak mungkin diubah oleh seorang analis, ia merupakan wewenang top manajemen untuk merumuskannya. Dengan demikian, untuk menganalisis atau merancanakan sebuah sistem, seorang analis atau perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen subsistem-subsistem dari suatu sistem tersebut.

1.2        Konsep Dasar Sistem

Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem, yaitu sistem yang lebih menekankan pada prosedur dan elemennya. Prosedur didefinisikan sebagai suatu urut–urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaiman mengerjakannya (Gerald. J., 1991). Penganut pendekatan elemen adalah Davis (1985) yang mendefisinikan sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Sedangkan Lucas (1989) mendefinisikan sistem sebagai suatu komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu. Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran. McLeod berpendapat, sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapi suatu tujuan. Begitu pula Robert G. Murdick (1993), mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Gerald. J. 1991).

Lebih lanjut pemahaman tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari pengertian dan definisinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang sangat penting dalam melakukan pendekatan terhadap sistem yang akan dianalisis. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen-elemen atau subsistem-susbsistem merupakan definisi yang lebih luas dibandingkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya. Definisi ini lebih banyak diperoleh karena pada kenyataannya suatu sistem memang terdiri dari subsistem-susbsistem. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen akan lebih mudah dipelajari untuk analisis dan rancangan sistem.

1.2.1        Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.

·       Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang mejalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Contoh :

Sistem Biro Administrasi Akademik akan terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi seperti komponnen Nilai, Kartu Hasil Studi, Kartu Rencana Studi, Indek Kinerja Akademik Dosen, dll. Dan setiap subsistem atau komponen seperti Kartu Hasil Studi akan mempunyai karakteristik tersendiri, dan bisa saja berbeda dengan karakteristik dari subsistem / komponen Kartu Rencana Studi, dan Indek Kinerja Akademik Dosen.

·       Batasan sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yagn lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukakan ruang lingkup dari sistem tersebut.

·       Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikain harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan menganggu kelangsungan hidup dari sistem.

·       Penghubung sistem

Penghubung merupakan media yang menghubungakn antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

·       Masukan sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input adalah energi yagn dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

·       Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah energi yagn diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

·       Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

·       Sasaran sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasarn maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

Bagian yang terpenting dalam sistem adalah adanya sumber daya input (masukan) yang mengalir melalui  elemen transformasi (proses) untuk diolah menjadi sumber daya output (keluaran).Suatu mekanisme kontrol yang akan mengawasi jalannya sistem tersebut untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut dapat mencapai tujuannya  yang dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai sumber lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol. Mekanisme kontrol membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang harus diubah. Hubungan input, proses, output, kontrol dan tujuan dapat digambarkan sebagai berikut.

 

Gambar 1.1 : Bagian-bagian dari sistem yang dapat mengendalikan operasinya sendiri.

1.2.2        Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk interegasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut.

Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang. Seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministic dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. Adapun penjelasan lebih detail dan rinci akan dipaparkan dibawah ini.

a.       Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abastrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dll.

b.      Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena sistem proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta alam). Misalnya sistem perputaran bumi, sistem pergantian siang dengan malam, sistem kehidupan umat manusia, sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebutnya dengan machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system. Karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c.       Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tertentu relatif stabil/konstan dalam jangka waktu yang lama. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat di pastikan berdasarkan program yang dijalankan. Sehingga dapat dikatakan sistem yang deterministik adalah sistem yang tidak pernah mengenal dan menganut prinsip demokrasi (suara terbanyak adalah suara tuhan), karena dalam sistem komputer misalnya seberapa banyaknya data yang salah yang dimaksukan (menjadi input), maka hasilnya tetap akan salah, sebaliknya satu saja data yang benar dimasukan (menjadi input) diantara sekian juta data yang salah, maka hasilnya satu data tersebut akan menjadi benar. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprekdisi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem sosial, sistem politik, dan sistem demokrasi merupakan sistem yang probabilistik/tak tentu, dalam sistem politik kondisi masa depannya tidak bisa diprediksi bahkan dalam waktu beberapa jam saja sudah berubah, kawan menjadi lawan dan lawan yang dihujat berubah menjadi kawan dan di dukung habis-habisan.

d.      Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya, tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup) Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lain. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

1.3        Konsep Dasar Informasi

1.3.1        Data  Versus Informasi

Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (the description of things and events that we face). Sementara data bisnis (bussines data) didefinisikan sebagai deskripsi organisasi tentang suatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization’s deskription of things (resources) and events (transactions) that it face). Definisi data yang lain adalah data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Untuk pengambilan keputusan bagi menejemen, maka faktor-faktor tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai:

·         Laporan pengeluaran barang dalam satu hari, yang berfungsi untuk menentukan barang mana saja yang perlu diorder kembali

·         Laporan pembelian yang terjadi di setiap cabang/unit, yang berfungsi untuk menentukan barang apa saja yang menjadi prioritas produksi di unit produksi

Dalam menganalisis dan merencanakan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu komponen-komponen yang di dalam sistem tersebut. Darimana data dan informasi tersebut diperoleh dan kemana hasil pengolahan data dan informasi tersebut dipeerlukan. Gordon. B. Davis (1985) mendenfinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang. Informasi mempunyai ciri benar atau salah, baru, tambahan, dan korektif.

Raymond McLeod (1995) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Alat pengolah informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non komputer atau kombinasinya.

Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah. Menurut John Burch dan Gery Grudunitski, agar informasi yang dihasilkan lebih berharga maka informasi harus memenuhi kriteria sbb :

·         Informasi harus akurat sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.

·         Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan.

·         Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatau keadaan. Informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tiadak hanya digunakan untuk satu pihak di dalam organiasasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan. Suatu informai dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dangan biaya untuk mendapatkan informasi tersbut.

1.3.2        Pengolahan Data (Data Processing)

Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Ada beberapa operasi yang dilakukan dalam pengolahan data, antara lain sbb :

1.      Data Masukan

Kumpulan data transaksi kesebuah pengolahan data medium (contoh punching, number, kedalam kalkulator), merupakan data masukan. Contoh kata lain dari masukan adalah pengkodean data transaksi kedalam bentuk lain (contoh converting atribut kelamin female ke huruf F), dan penyortiran data atau informasi untuk pengambilan keputusan (potential information for future)

2.      Data Transformasi

Beberapa bentuk data transformasi diantaranya adalah sebagai berikut :

·         Kalkulasi operasai araitmatik terhadap data filed

·         Menyimpulkan proses akumulasi beberapa data, misalkan, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja per minggu.

·         Melakuakan kalsifikasi terhadap data group-group tertentu, seperti categorizing (mengelompokan) data kedalam group berdasar karakteristik tertentu, misalkan pegelompokan data mahasiswa berdasar semester aktif , sorting (pengurutan) data kedalam bentuk yang berurutan, misalkan, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending atau discending, Marging (penggabungan) untuk dua atau lebih set data berdasarkan kriteria tertentu, misalkan menggabungkan data penjualan bulan januari,febuari, dan maret kedalam group Triwulanan, Matching (menyesuaiakan) data berdasarkan keinginan pengguna terhadap group data, misalkan, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih darai 15 juta per tahun.

3.      Informasi Keluaran

Menampilkan hasail merupakan kegiatan untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalaui monitor atau cetakan, sedangakan reproducing (Memproduksi ulang) merupakan kegiatan penyimpanan data yanag digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.Telecomunicatting (Telekomunikasi) adalah kegiatan penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

1.3.3        Test Kebutuhan Informasi

Terdapat empat test untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi, yakni sebagai berikut.

a.       Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi di tujukan

b.      Untuk keputusan spesifik apa inforamasi di tujukan.

c.       Sejauh mana informasi dapat di gunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah

d.      Sejauh mana ( kapan) tingkat pembuatan keputusan

1.3.4        Siklus Informasi

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut.

					Out put (Informasi)

 

Gambar 1.2 : Siklus Informasi

1.3.5        Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal sebagai berikut.

a.       Relevan (Relevancy),

seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini, dan kejadian yang akan datang. Informasi yang berkualitas akan mampu menunjukkan benang merah relevansi kejadian masa lalu, hari ini, dan masa depan sebagai sebuah bentuk aktivitas yang kongkrit dan mampu dilaksanakan, dan di buktikan oleh siapa saja.

b.      Akurat (Accuratracy)

Suatu informasi tersebut telah tersampaikan (completeness), seluruh pesan telah benar/ sesuai (correctness), serta pesan yang disampaikan sudah lengkap atau hanya system yang diinginkan oleh user (security)

c.       Tepat waktu ( Time liness)

Berbagai proses dapat di selesaikan dengan tepat waktu, laporan-laporan yang di buthkan dapat disampaikan tepat waktu.

d.      Ekonomis (Economy)

Informasi yang di hasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi.

e.       Efisien (Efficiency)

Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang sederhana (tidak berbelit-belit, tidak juga puitis, bahkan romantis), namun  mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam, atau bahkan menggetarkan setiap orang atau benda atau apapun yang menerimanya.

f.       Dapat dipercaya (Reliability)

Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya. Misalkan output suatu program komputer akan memberikan output sesuai dengan input yang di berikan, dan outputnya tidak pernah dipengaruhi oleh iming-iming jabatan, ataupun setumpuk nilai rupiah.

1.3.6        Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

1.3.7        Informasi dan Tingkat Manajemen 

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasarkan penggunaannya, yakni sebagai berikut.

a.     Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.

b.     Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan

c.     Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

1.4        Sistem Informasi

1.4.1        Definisi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut

a.       Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

b.      Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan / atau untuk mengendalikan organisasi.

c.       Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

1.4.2        Manfaat Sistem Informasi

Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

1.4.3        Pemakai Sistem Informasi

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat didalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan.

1.4.4        Komponen Sistem Informasi

Kita dapat mengilustrasikan 5 komponen dalam sistem informasi seperti terlihat pada gambar 1.1.

Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut

a.       Hardware dan software yang berfungsi sebagai mesin.

b.      People dan Procedures yang merupakan manusia dan tata cara mrnggunakan mesin.

c.       Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.

 

                                   Mesin                                                               Manusia

Gambar 1.3 Lima komponen sistem informasi

1.4.5        Kegiatan Sistem Informasi

a.       Input

Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

b.      Proses

Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu     informasi yang bernilai tambah. 

c.       Output

   Suatu kegiatanuntuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.

d.      Penyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e.       Control

Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajemen atau sistem yang menyediakan informasi yang yang bertujuan mendukung operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi apa, untuk siapa,  dan kapan harus disajikan.

 Menurut Burch dan Gary Grusdnitski sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block) yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali/kontrol. Hal ini bisa digambarkan sebagai berikut.

    

 

Gambar 1.4 : Blok sistem yang berinteraksi

1.4.6        Detail Komponen Sistem Informasi

Komponen system Informasi dapat secara garis besar dapat dikelompokkan kedalam  enam blok, yaitu :

a.       Blok Masukan (Input Block)

b.      Blok Model (Model Block)

c.       Blok Keluaran (Output Block)

d.      Blok Teknologi (Technologi Block)

e.       Blok Basis Data (Data base Block)

f.       Blok Kendali (Controls Block)

1.4.7        Sistem Informasi Bisnis

Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen)

1.4.8        Organsisasi Sistem Informasi

Sampai saat ini belum ada kesepakatan mengenai tempat atau lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi. Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem informasi dan ada yang menggabungnya dengan departement lain, misalnya dengan departemen akutansi yang di bawah koordinasi oleh controller ( kepala eksekutif/manajer tingkat atas akutansi yang mempunyai fungsi perancanaan, pengendalian, pelaporan, akutansi dan tanggung jawab penting lainnya).

 

Gambar 1.5 : Controller membawahi akutansi dan PDE

 

Gambar 1.6 : Fungsi PDE tidak dibawah controller

Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE sebagai service departemen tidak hanya mengelola data akutansi saja, tetapi juga mengolah data non akutansi.

 

Gambar 1.7 : Organisasi departemen PDE yang kecil

Departemen ini hanya terderi dari beberapa fungsi saja, yaitu analisis sistem, programmer dan operator.